Bij Madelief Samen Leven doen we er alles aan om uw gegevens en daarmee uw privacy te beschermen. Dagelijks geven wij liefdevolle zorg aan onze cliënten. Deze liefdevolle zorg houdt ook in dat wij uw privacy beschermen. Als u cliënt bij ons bent, verwerken we uw persoonsgegevens. Ook als u contactpersoon bent van een cliënt, een medewerker of vrijwilliger van Madelief Samen Leven of als u onze website bezoekt, verwerken we persoonsgegevens. Wat dit precies inhoudt, waarom we dit doen en wat uw rechten zijn, leest u hieronder.
We hebben onderstaande privacy statements met zorg geformuleerd. Mocht er toch een onjuistheid in staan dan is de geldende privacywetgeving leidend.
Ruimtelijke privacy
Uitgangspunt is dat u op de zorglocatie een eigen kamer hebt en dat de medewerker bij u op bezoek komt. Hieruit volgt dat de medewerker eerst klopt of belt en wacht op antwoord, voordat hij/zij de woning binnengaat. Als reactie uitblijft, kan de medewerker volgens de gemaakte afspraken in het zorgleefplan de woonruimte betreden.
U moet zich ongestoord kunnen terug trekken in een ruimte die u kunt afsluiten wanneer u dat wilt. Vaak komt dat neer op het terugtrekken op de eigen kamer. In deze ruimte kunt u gesprekken voeren zonder dat anderen meeluisteren. Belangrijk is verder dat uw eigendommen veilig zijn. Medewerkers en vrijwilligers mogen niet zomaar zonder uw toestemming uw kamer binnen lopen, in uw kasten en tassen kijken of uw post inzien.
Lichamelijke privacy
U heeft recht op lichamelijke privacy. Medewerkers mogen u niet betasten of te dichtbij komen als u dit niet wilt. Madelief Samen Leven gaat uit van uw toestemming voor handelingen die nodig zijn voor verzorging of verpleging, tenzij u anders heeft aangegeven.
Nieuwe medewerkers of vrijwilligers stellen zich altijd eerst aan u voor en beginnen daarna met de verzorging.
Privacy persoonsgegevens
Bij Madelief Samen Leven worden persoonsgegevens van u bijgehouden. U heeft recht op bescherming van deze gegevens. Wij verwerken gegevens over uw gezondheid, maar ook uw naam, adres, woonplaats, e-mail adres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, levensovertuiging, BSN-nummer, verzekeringsgegevens en betalingsgegevens, gegevens van uw contactpersoon / wettelijke vertegenwoordiger.
Wij verwerken deze gegevens voornamelijk op grond van de overeenkomst die we met u zijn aangegaan of op basis van een wettelijke verplichting. Ook kan er in bepaalde gevallen sprake zijn van een gerechtvaardigd belang. Voor alle gegevens geldt dat we niet méér gegevens zullen verwerken dan we nodig hebben om u goede zorg te kunnen verlenen.
Geheimhouding
Alle zorgverleners en medewerkers die direct bij uw behandeling zijn betrokken hebben een geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim) ten aanzien van uw persoonsgegevens. Dit is als zodanig vastgelegd in een geheimhoudingsverklaring in de arbeidsovereenkomst. Onze medewerkers en vrijwilligers volgen scholing over privacy in de zorg. Ook wordt er in de aansturing en samenwerking aandacht besteed aan bewustwording van privacy in de zorg.
Aan wie verstrekken wij uw gegevens?
Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel alleen aan derden indien u daar toestemming voor heeft gegeven. Gegevensverstrekking zonder uw toestemming vindt plaats indien dat noodzakelijk is om de overeenkomst tussen u en ons uit te kunnen voeren of als een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft. We nemen hierbij de wettelijke regels in acht. De wettelijke regels over omgaan met medische gegevens zijn uitgewerkt in de ‘Richtlijn omgaan met medische gegevens’ van de KNMG. Als wij gegevens uitwisselen doen wij dit op een beveiligde wijze.
Overeenkomsten
Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen dat zij ook vertrouwelijk met uw gegevens omgaan en ervoor zorgen dat uw gegevens goed beschermd en beveiligd zijn.
Wie hebben toegang?
Uw persoonsgegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang. Alleen medewerkers die het nodig hebben voor hun werk hebben zonder uw toestemming toegang tot persoonsgegevens. Zij mogen deze alleen inzien en verwerken voor zover noodzakelijk. Ook kan uw vertegenwoordiger uw persoonsgegevens inzien indien het noodzakelijk is voor zijn taakuitoefening als vertegenwoordiger, bijvoorbeeld om toestemming te kunnen geven voor een bepaalde handeling.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Madelief Samen Leven bewaart uw gegevens niet langer dan voor het doel noodzakelijk is, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. We hanteren de wettelijke bewaartermijnen.
Verwerkingenregister
Alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Madelief Samen Leven zijn opgenomen in het zogenaamde verwerkingenregister. Het register bevat een beschrijving van de verwerkingen. Per verwerking wordt onder andere beschreven wat het doel, de grondslag, bewaartermijn, beveiligingsmaatregelen en vertrouwelijkheid van een bewerking is.
Grondslag
Beveiliging gegevens
Bescherming en beveiliging van persoonsgegevens is erg belangrijk. Madelief Samen Leven heeft een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld. Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Wij maken gebruik van two factor authenticatie. Dit houdt in dat de persoonsgegevens die door Madelief Samen Leven of door verwerkers, zijn beveiligd met een wachtwoord en met two factor authenticatie. Bij deze two factor authenticatie wordt een code vanuit de software gegenereerd en verstuurd. Deze code dient vervolgens gebruikt te worden tijdens het inlogproces. De informatie is zo extra beveiligd. Ook maakt Madelief Samen Leven gebruik van beveiligde mail verbinding om persoonsgegevens veilig te kunnen mailen.
Datalek
Ondanks bovenstaande maatregelen kan het zijn dat er een zogenaamd datalek ontstaat. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is van Madelief Samen Leven. Als u het vermoeden heeft dat er sprake is van een zogenaamd ‘datalek’ van uw persoonsgegevens, dat een ongunstig gevolg heeft voor uw persoonlijke levenssfeer, verzoeken we u dat bij ons te melden. U kunt hiervoor een mail sturen naar info@madelief-wh.nl.
Cameratoezicht
Binnen Madelief Samen Leven maken wij gebruik van camera’s om de beveiliging van onze medewerkers, cliënten en bezoekers te waarborgen. Het gaat om camera’s die:
• de gebouwen bewaken;
• de cliënten en medewerkers beschermen;
Met de camera’s worden opnames gemaakt om in gevallen van (vermoedens van) strafbare feiten (inbraak, diefstal of vernieling) deze terug te zien. Opnames worden niet gedeeld met derden, tenzij opgevraagd door politie of justitie. Opnames worden, zoals wettelijk vastgelegd, niet langer dan vier weken opgeslagen en daarna gewist.
Foto- en beeldmateriaal
Bij het maken van foto- en beeldmateriaal moet rekening worden gehouden met het feit dat onze medewerkers ook recht op privacy hebben en daarom vooraf geïnformeerd moeten worden door de cliënt of familie dat er beelden worden gemaakt. Een medewerker mag aangeven dat hij of zij niet wil dat beeldmateriaal van hem of haar wordt gemaakt. Onze medewerkers mogen in het uiterste geval weigeren zorg te verlenen als niet duidelijk is of de camera aan of uit staat.
Foto’s en filmopnamen met daarop cliënten mogen niet worden geplaatst op sociale media of op enigerlei wijze worden gebruikt voor promotie tenzij de cliënt of wettelijke vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend op het moment dat het beeldmateriaal wordt gemaakt. Deze toestemming kan ten allen tijde worden ingetrokken.
Functionaris voor de Gegevensbescherming
Madelief Samen Leven heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG), die onafhankelijk toezicht houdt. De wettelijke taken en bevoegdheden geven deze functionaris een onafhankelijke rol in de organisatie. Robert van den Boogert vervult de functie van Functionaris Gegevensbescherming bij Madelief Samen Leven. Voor vragen of advies kunt u hem mailen via robert@madelief-wh.nl.
Uw privacy rechten
Ten aanzien van uw zorgdossier en andere persoonsgegevens heeft u een aantal rechten.
Recht op inzage
U heeft recht op inzage en afschrift van de gegevens uit uw dossier. Wij kunnen bepaalde gedeelten afschermen als daar informatie in staat over iemand anders. Er hoeft geen inzage gegeven te worden in persoonlijke werkaantekeningen van de behandelaar/arts. Als u daar toegang toe heeft, kunt u gebruik maken van de mogelijkheid tot digitale inzage via het cliëntportaal. U of uw vertegenwoordiger kan dan zelf in het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) kijken. Als u uw dossier wilt inzien, kunt u dit bespreken met de contactverzorgende.
Recht op rectificatie, aanvulling en vernietiging
U heeft het recht gegevens te laten wijzigen en aan te vullen of te vernietigen indien de gegevens niet (langer) juist zijn. Het rectificatierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van de professionele indrukken, meningen en conclusies van bijvoorbeeld uw behandelaar waarmee u het niet eens bent. Ook heeft u het recht om te vragen om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens. Aan dit verzoek kan alleen gehoor worden gegeven als bijvoorbeeld het bewaren van de gegevens voor een ander niet van groter belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven. Daarnaast heeft u het recht om een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier te laten toevoegen.
Recht op vergetelheid
Oftewel het recht om ‘vergeten’ te worden. In een aantal gevallen kan Madelief Samen Leven uw persoonsgegevens wissen als u daarom vraagt. Dit geldt niet als we een wettelijke verplichting hebben om gegevens te bewaren of als we op basis van een overeenkomst zorg aan u verlenen. Het recht op vergetelheid geldt daarom bijvoorbeeld niet voor zorgdossiers.
Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die Madelief Samen Leven van u heeft in een bepaald format dat het makkelijk maakt om de gegevens aan een andere organisatie over te dragen. Het recht geldt voor een deel van de gegevens in medische dossiers. De persoonsgegevens die u actief en bewust aan ons heeft verstrekt, vallen onder het recht op dataportabiliteit. Het recht op dataportabiliteit geldt niet voor de conclusies, diagnoses, vermoedens of behandelplannen die door onze zorgverleners op basis van de door u verstrekte gegevens zijn vastgesteld. Het recht geldt alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor verwerkingen op papier). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Recht op beperking
U heeft soms het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat wij de verwerking van de gegevens tijdelijk niet gebruiken (bevriezen).
U kunt dit recht inroepen in vier situaties:
Intrekken van toestemming
Voor de gegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming heeft u op elk moment het recht deze toestemming in te trekken. We stoppen dan de verwerking. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht; alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.
Bent u het niet eens met een weigering van Madelief Samen Leven om u bovenstaande rechten te verlenen dan kunt u een klacht indienen.
Hoe kunt u uw privacy rechten uitoefenen?
Voor het recht op inzage wendt u zich tot uw contactverzorgende. Voor de overige rechten kunt u een mail sturen naar robert@madelief-wh.nl. In de mail geeft u aan welk recht u wilt uitoefenen en waarom. Wij beantwoorden deze verzoeken in beginsel binnen vier weken. Wanneer de beantwoording van uw verzoek meer tijd vergt, informeren wij u daar tijdig over.
Vertegenwoordiging
Indien u wilsonbekwaam bent kan uw vertegenwoordiger uw privacy rechten uitoefenen. Op volgorde is vertegenwoordiging op basis van de WGBO als onderstaand geregeld.
Documenten
Madelief Samen Leven heeft een privacyreglement en een gedragscode voor medewerkers en vrijwilligers opgesteld. Ook hebben wij een protocol datalekken. Deze documenten kunt u bij ons opvragen. Madelief Samen Leven heeft een verwerkingenregister opgesteld met de gegevensbewerkingen.
Persoonsgegevens
Als u een contactpersoon en/of wettelijk vertegenwoordiger van een cliënt van Madelief Samen Leven bent, verwerken wij enkele gegevens van u. Het gaat om naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mail adres. Dit is nodig om u te kunnen bereiken in verband met de zorgverlening van de cliënt waarvan u contactpersoon en/of wettelijk vertegenwoordiger bent. Deze gegevens bewaren wij niet langer dan nodig is. Wij geven uw gegevens niet aan derden zonder uw toestemming.
Van onze medewerkers en vrijwilligers verwerken wij persoonsgegevens. Deze gegevens verwerken wij voornamelijk op grond van de arbeidsovereenkomst of een wettelijke verplichting. Ook kan er sprake zijn van toestemming, vitaal belang of gerechtvaardigd belang. De gronden en de doeleinden van de verschillende verwerkingen zijn opgenomen in het verwerkingsregister. Dit verwerkingenregister kunt u opvragen.
Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig is en gebruiken de gegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. We gaan vertrouwelijk met deze gegevens om en zorgen ervoor dat de gegevens goed beveiligd en beschermd zijn tegen onbevoegde toegang.
Privacy rechten medewerker
Medewerkers hebben een aantal privacy rechten, die ze kunnen inroepen.
Recht om toestemming in te trekken
In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij het gebruik van een foto’s, kan de grondslag toestemming gebruikt worden voor het verwerken van persoonsgegevens. De medewerker kan deze toestemming ook weer intrekken.
Recht op inzage en kopie
De medewerker heeft het recht om de persoonsgegevens die van hem verzameld zijn in te zien. De medewerker kan Madelief Samen Leven met redelijke tussenpozen vragen of, en zo ja welke, persoonsgegevens van hem worden verwerkt.
Recht op rectificatie
Madelief Samen Leven dient er zorg voor te dragen dat wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt, deze gegevens accuraat zijn en blijven. Als de gegevens niet (meer) accuraat zijn, dan heeft de medewerker het recht om van Madelief Samen Leven te verlangen deze onjuiste persoonsgegevens te rectificeren.
Recht op vergetelheid
De medewerker heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om zijn persoonsgegevens door Madelief Samen Leven te laten verwijderen. Daarnaast heeft de medewerker het recht om ‘vergeten te worden’. Het gaat hier bijvoorbeeld om de situatie waarin Madelief Samen Leven persoonsgegevens van de medewerker openbaar heeft gemaakt (bijvoorbeeld op een website), in welk geval de medewerker het recht heeft van Madelief Samen Leven te verlangen deze gegevens te wissen.
Recht op beperking van de verwerking
Het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens houdt in dat in bepaalde situaties (bijvoorbeeld als de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist of verwerking onrechtmatig is) de medewerker de mogelijkheid heeft om de verwerking van zijn persoonsgegevens tijdelijk stil te laten zetten. De medewerker kan dit recht onder meer inzetten als hij er teveel persoonsgegevens van hem worden verwerkt, zonder duidelijk en legitiem doel.
Recht op dataportabiliteit
De medewerker heeft het recht om een kopie van zijn persoonsgegevens, die hij aan Madelief Samen Leven heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Dit geldt niet voor papieren verwerkingen.
Recht van bezwaar
Een medewerker kan vanwege redenen die verband houden met zijn specifieke situatie gebruik maken van dit recht van bezwaar tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, mits voldaan is aan de in de AVG genoemde vereisten. Als een medewerker bezwaar maakt staakt Madelief Samen Leven de verwerking, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden anders bepalen.
Vragen of klachten
Mocht de medewerker niet tevreden zijn of vragen hebben over de wijze waarop Madelief Samen Leven met zijn/haar gegevens omgaat, dan kan de medewerker contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Madelief Samen Leven. De medewerker heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP neemt hierop een besluit. Als de medewerker het niet eens is met dit besluit kan hij hiertegen nog in beroep bij de rechtbank.
Functionaris voor de Gegevensbescherming
Madelief Samen Leven heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG), die onafhankelijk toezicht houdt. De wettelijke taken en bevoegdheden geven deze functionaris een onafhankelijke rol in de organisatie. Robert van den Boogert vervult de functie van Functionaris Gegevensbescherming bij Madelief Samen Leven. Voor vragen of advies kan de medewerker hem mailen via robert@madelief-wh.nl
Madelief Samen Leven vindt het juist omgaan en beschermen van de persoonsgegevens van haar sollicitanten belangrijk.
Persoonsgegevens:
Persoonsgegevens die aan Madelief Samen Leven worden verstrekt via CV, motivatiebrief of e-mail worden door ons gebruikt om een verantwoord wervings- en selectieproces mogelijk te maken. De sollicitant geeft met het verstrekken van deze informatie ondubbelzinnig toestemming aan Madelief Samen Leven voor het verwerken van de verstrekte informatie ten behoeve van de werving en selectie. De gegevens zullen alleen gebruikt worden voor registratie, behandeling en afhandeling van de sollicitatie.
Madelief Samen Leven verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken, website of e-mail. Sollicitaties op vacatures die zijn geplaatst via externe vacaturesites komen rechtstreeks binnen bij de organisatie. Als de sollicitant ongevraagd bijzondere persoonsgegevens verstrekt, geeft de sollicitant toestemming aan Madelief Samen Leven om deze te gebruiken voor wervingsdoeleinden.
Gegevens delen met derden
Madelief Samen Leven kan bepaalde gegevens van sollicitanten delen met derden die diensten aan Madelief Samen Leven leveren. Dit doen we niet zonder schriftelijke toestemming van de sollicitant. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een assessment onderdeel is van de procedure en daarom een assessmentsbureau moet worden ingeschakeld. Indien er sprake is van een wettelijke verplichting zal Madelief Samen Leven gegevens aan derden verstrekken zonder toestemming.
Bewaartermijn
Madelief Samen Leven bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de sollicitatie en wervingsprocedure. Binnen 4 weken na het beëindigen dan wel afronden van de sollicitatieprocedure verwijderen we de gegevens. Mocht u na afloop van de procedure de gegevens eerder verwijderd willen hebben, dan kunt u een email sturen naar robert@madelief-wh.nl. De gegevens worden dan verwijderd.
Portefeuille
Soms worden gegevens in de portefeuille bewaard. Wanneer hier sprake van is, zal er eerst toestemming worden gevraagd bij de sollicitant en dit zal zijn voor maximaal 6 maanden.
Toegang
De toegang tot gegevens van de sollicitanten is beperkt tot personeelsleden die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten. We nemen een aantal technische en organisatorische maatregelen in acht om de vertrouwelijkheid van de gegevens te borgen.
Vragen, klachten of verzoeken
Mocht u niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG). U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Toegang
Om toegang te krijgen tot bepaalde onderdelen van onze website, kan u gevraagd worden om persoonlijke en/of bedrijfsgegevens op te geven, zoals naam en adres. Dergelijke gegevens zullen door Madelief Samen Leven te allen tijde vertrouwelijk worden behandeld en alleen ten behoeve van de relatie met Madelief Samen Leven worden verwerkt. Madelief Samen Leven zal de gegevens van de gebruikers niet aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor het leveren van de door de gebruikers bestelde diensten en/of producten. In dergelijke gevallen zijn deze derden niet gerechtigd de gegevens voor enig ander doel te gebruiken dan in verband met het leveren van de door de gebruikers bestelde diensten en/of producten.
Gebruik informatie
Hoewel niet iedere gebruiker zich er wellicht van bewust is, wordt door uw aanwezigheid op het internet tussen uw computer en andere computersystemen continu informatie uitgewisseld, zoals IP-nummer, type besturingssysteem, type internetbrowser, etc. Bij beheerders van de computersystemen en websites is deze informatie beschikbaar en kan die informatie worden gebruikt om de kwaliteit en toegankelijkheid van de betreffende website te verbeteren. Voor zover onze beheerder dergelijke gegevens gebruikt, worden deze gegevens louter en alleen ten behoeve van het verbeteren van onze website gebruikt en zal de informatie na gebruik worden verwijderd.
Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden die automatisch door een bezochte internetpagina op de computer van een bezoeker worden geplaatst. In deze cookies kunnen bijvoorbeeld de voorkeuren van de bezoeker worden vastgelegd, zodat de internetpagina bij een volgend bezoek automatisch aan deze voorkeuren kan worden aangepast. Ook kunnen (tijdelijke) cookies worden gebruikt om de werking van een internetpagina te verbeteren. Voor zover Madelief Samen Leven dergelijke cookies gebruikt, zijn deze bedoeld om onze website efficiënter te laten werken en niet om gegevens over het individuele internetgebruik te verzamelen.
Links naar andere websites
De website van Madelief Samen Leven bevat links naar andere websites die buiten het Madelief Samen Leven domein liggen. Deze links zijn slechts opgenomen ter informatie aan de gebruikers van onze site. Madelief Samen Leven is noch verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor de inhoud van de andere websites, noch voor de privacybescherming op die sites.